Kiểm tra hình dấu trên giấy tờ – Bài học từ vụ nhân viên ngân hàng làm giả con dấu để hỗ trợ hồ sơ vay vốn

Tháng 9 năm 2023, Cơ quan Cảnh sát điều tra – Công an quận Đống Đa, Hà Nội ra quyết định khởi tố bị can đối với ba đối tượng liên quan đến đường dây làm giả tài liệu và con dấu của cơ quan, tổ chức. Đặc biệt, hai trong số ba người bị khởi tố là nhân viên ngân hàng đang công tác.

Nguyễn Hữu Hoàng (SN 1993, trú tại phường Quảng An, quận Tây Hồ, Hà Nội) là nhân viên ngân hàng và là người cầm đầu đường dây này. Đinh Tiến Cường (SN 1993) – nhân viên tại cùng chi nhánh ngân hàng với Hoàng – bị khởi tố về tội làm giả con dấu, tài liệu của cơ quan tổ chức và tội sử dụng con dấu, tài liệu giả. Trần Quốc Dương (SN 1989), chủ một cơ sở kinh doanh dịch vụ ăn uống tại quận Đống Đa, bị khởi tố về tội sử dụng con dấu hoặc tài liệu giả của cơ quan tổ chức.

Cơ chế hoạt động của đường dây này không phức tạp về kỹ thuật, nhưng lại xuất phát từ bên trong: Dương cần vay vốn ngân hàng nhưng hồ sơ không đủ giấy tờ. Thông qua người quen, Dương nhờ Cường – một nhân viên ngân hàng – hỗ trợ thủ tục vay vốn tại một ngân hàng khác. Nhận thấy hồ sơ thiếu tài liệu, Cường “mách” Dương liên hệ Hoàng để mua giấy tờ giả nhằm “làm tròn” hồ sơ. Dương đã mua hai giấy tờ giả từ Hoàng và dùng chúng để nộp hồ sơ vay vốn.

Vụ việc bị phát hiện thông qua quá trình mở rộng điều tra từ vụ án gốc – không phải qua bước kiểm tra giấy tờ thông thường khi nhận hồ sơ.

Vì sao hình dấu trên tài liệu cần được kiểm tra kỹ trước khi sử dụng làm căn cứ giao dịch?

Con dấu – hình dấu của cơ quan, tổ chức trên tài liệu – có vai trò xác nhận tính chính thức của văn bản. Trong nhiều giao dịch dân sự và tài chính, tài liệu có con dấu được xem là bằng chứng đủ tin cậy: xác nhận thu nhập, xác nhận quyền sử dụng đất, xác nhận tình trạng doanh nghiệp, hay xác nhận các thông tin cần thiết trong hồ sơ vay vốn.

Vụ việc tại quận Đống Đa cho thấy một điểm quan trọng: con dấu giả trên tài liệu không nhất thiết phải được sản xuất bởi cơ sở làm giả chuyên nghiệp ở bên ngoài. Nó có thể đến từ người quen, người có nghề nghiệp trông vẻ uy tín, thậm chí là người đang làm việc trong lĩnh vực tài chính. Khi đó, ranh giới giữa tài liệu hợp lệ và tài liệu có vấn đề rất khó nhận ra từ quan sát thông thường.

Người nhận tài liệu – dù là ngân hàng xét duyệt hồ sơ vay, hay cá nhân tham gia một giao dịch dân sự – đều có nguy cơ tiếp nhận tài liệu có hình dấu không hợp lệ mà không biết. Hệ quả không chỉ dừng ở việc bị lừa về nội dung, mà còn ở việc giao dịch hoặc quyết định dựa trên căn cứ không có giá trị pháp lý.

Những dấu hiệu bất thường của hình dấu trên tài liệu cần chú ý

Màu sắc và độ đậm nhạt không đồng nhất

Hình dấu hợp lệ thường có màu mực đồng đều, rõ nét và nhất quán trên toàn bộ bề mặt con dấu. Dấu hiệu cần lưu ý: một số vùng của hình dấu quá nhạt hoặc quá đậm so với phần còn lại, viền ngoài không đều, hoặc các ký tự trong con dấu có độ rõ nét khác nhau rõ rệt. Những điểm này không nhất thiết là bằng chứng làm giả — chất lượng mực, áp lực đóng dấu, và bề mặt giấy đều có thể ảnh hưởng — nhưng khi chúng xuất hiện cùng với các dấu hiệu khác, đó là lý do để kiểm tra kỹ hơn.

Vị trí, tỷ lệ và hình thức thể hiện bất thường

Con dấu của mỗi cơ quan, tổ chức có hình dạng, kích thước và vị trí đóng dấu theo quy định nhất định. Nếu hình dấu trên tài liệu có vị trí lệch bất thường so với thông lệ (quá xa chữ ký, đóng ở vị trí không thường gặp), hoặc tỷ lệ hình dấu trông quá nhỏ hay quá lớn so với khuôn khổ tài liệu, đây là điểm cần đối chiếu thêm với mẫu chuẩn của cơ quan đó.

Không xuất trình bản gốc mà chỉ cho xem ảnh chụp hoặc bản scan tài liệu

Khi tài liệu chỉ được cung cấp dưới dạng ảnh chụp hoặc bản scan kỹ thuật số — không có bản gốc — hình dấu hoàn toàn có thể được tạo ra hoặc chỉnh sửa bằng phần mềm đồ họa. Ảnh scan không cho phép kiểm tra các đặc tính vật lý như độ lõm trên bề mặt giấy, kết cấu mực, hay các yếu tố bảo mật khác. Với tài liệu quan trọng cần yêu cầu xuất trình bản gốc để kiểm tra đầy đủ.

Không tự mình đối chiếu xác thực được

Để xác định một hình dấu hợp lệ hay không, cần có mẫu đối chiếu từ nguồn chính thức của cơ quan, tổ chức đó. Trên thực tế, người nhận tài liệu không có sẵn mẫu đối chiếu và cũng không biết cách nào xác minh được. Đây là giới hạn của việc kiểm tra bằng mắt thường: dù nhìn kỹ đến đâu, nếu không có mẫu chuẩn để so sánh thì khó có thể xác định được hình dấu hợp lệ hay không.

Không nên tự kết luận hình dấu là giả chỉ từ quan sát bề ngoài

Đặc điểm của vụ việc tại quận Đống Đa là các tài liệu giả này được dùng để nộp hồ sơ vay vốn tại ngân hàng — nơi luôn có quy trình thẩm định bài bản. Tuy nhiên, khâu thẩm định đã không phát hiện được mà  phải đến quá trình mở rộng điều tra mới biết. Điều này cho thấy cần có biện pháp nghiệp vụ chuyên nghiệp để kết luận về tính xác thực và hợp lệ của hình dấu.

Bạn cần lưu ý 2 việc: Một là cần phát hiện ra những dấu hiệu nghi vấn trên tài liệu để yêu cầu kiểm tra thêm. Hai là không nên tự kết luận hình dấu là giả hay thật nếu chỉ dựa trên quan sát. Việc thứ nhất giúp bạn biết khi nào cần dừng lại. Việc thứ hai đòi hỏi năng lực chuyên môn và công cụ mà không phải ai cũng có khẳ năng. Mục tiêu của bạn là biết khi nào cần mang tài liệu đến đúng kênh xác minh.

Khi nào nên tạm dừng giao dịch để kiểm tra hình dấu trên tài liệu?

Tạm dừng để kiểm tra là quyết định hợp lý khi: tài liệu chỉ được cung cấp dưới dạng ảnh chụp hoặc bản scan mà không được xem bản gốc trực tiếp; hình dấu trên tài liệu có điểm bất thường về màu sắc, vị trí, hoặc hình thức so với thông thường; bạn không có mẫu đối chiếu để xác nhận hình dấu là của cơ quan đó; hoặc tài liệu có hình dấu được dùng làm căn cứ pháp lý trong một giao dịch có giá trị lớn.

Quy trình hành động hợp lý: Dừng lại → Yêu cầu xem bản gốc trực tiếp → Ghi nhận các điểm cần làm rõ → Đưa tài liệu đến kênh xác minh phù hợp → Rồi mới tiếp tục giao dịch.

Nguyên Thực có thể hỗ trợ gì?

Nguyên Thực hỗ trợ kiểm tra và xác thực hình dấu trên tài liệu theo yêu cầu, bao gồm đánh giá các dấu hiệu bất thường và tư vấn hướng xác minh phù hợp với từng loại tài liệu và tình huống cụ thể.

Dịch vụ liên quan:

• Tư vấn xác thực — Tư vấn hướng kiểm tra cho từng tình huống cụ thể trước khi giao dịch
• Xác thực hình dấu — Kiểm tra tính xác thực của hình dấu trên tài liệu và giấy tờ có dấu hiệu bất thường

Bạn đang có tài liệu cần kiểm tra hình dấu trước khi sử dụng làm căn cứ giao dịch?

Dù là hồ sơ vay vốn, hợp đồng kinh tế, hay giấy tờ cá nhân — nếu hình dấu trên tài liệu khiến bạn chưa yên tâm hoặc bạn chưa có cách xác minh, hãy gửi thông tin để Nguyên Thực tư vấn hướng kiểm tra trước khi bạn đưa ra quyết định.

Hình dấu nhìn bằng mắt thường giống thật không đồng nghĩa tài liệu hợp lệ, cần xác thực trước khi thực hiện giao dịch.

Nguồn tham khảo: An ninh Thủ đô – Bắt thêm 2 đối tượng trợ giúp làm giả giấy tờ, con dấu để vay vốn ngân hàng, tháng 9/2023.